Så kan skolledare hantera lågintensiva kriser

Diffusa och lågintensiva kriser har blivit ett nytt begrepp när det gäller krishantering. Det som skiljer dem från andra svåra kriser kan vara att de pågår länge och det är svårt att veta både när de börjar och slutar. De prövar också tilliten till chefer och myndigheter och det förekommer en hel del skuldbeläggande, inte minst i sociala medier. Pandemin är en sådan lågintensiv kris, toxiska utsläpp eller klimatkrisen är andra.

Aida Alvinius är krisexpert och forskare på Försvarshögskolan. Hon och hennes medarbetare har tittat på hur man kan leda i en lågintensiv kris. I skolan är det skolledaren som står i fokus.

– De får omedelbart dubbla roller att hantera. Dels ska de sköta ordinarie verksamhet där det kanske redan är brist på resurser, dels kommer det en ny kris, säger hon.

En skolledare är utsatt för ett hårt korstryck. Kolleger, medarbetare, elever och vårdnadshavare och inte minst media och allmänheten kräver sitt. Det är en svår balansgång men det finns saker som kan underlätta.

Tydlig ansvarsfördelning

Det första och det smartaste att göra är att inrätta en krisstab.

Delegera ansvar till olika individer: vem ska ha koll på omvärlden, vem ska sköta de interna kontakterna, vem sköter media och kommunikation, vem ska ta ansvar för dokumentation och återhämtning.

Fas två kan handla om att använda ett reflektionsverktyg. Verktyget, en utvärderings- och självreflektionsmatris, har tagits fram av forskare vid Försvarsmakten för militära utbildningar, men är också användbart i pandemisammanhang.

Verktyget är en enkel tabell där man bryter ner coronapandemin i små kriser inom verksamheten. Vilka utmaningar och konsekvenser får pandemin för mig personligen, för gruppen, för organisationen och för de utanför organisationen på kort och lång sikt? Det här ska man göra tillsammans med sina medarbetare.

– Det är bra att få ner på papper även om man redan har en del kunskap innan, säger Aida Alvinius.

Det kan också underlätta för en tredje viktig faktor. Nämligen att våga fatta beslut, även obekväma sådana.

– Våra studier har visat att många chefer är rädda för att fatta beslut. Det kan bero på att det man säger och de beslut som fattas idag sprids på sociala medier. Här kan man få mycket kritik från människor som då också kan sitta med ett slags facit på hand, säger hon.

En väg att komma ifrån rädslan att ta beslut är att dokumentera.

– Då kan du visa att du fattat ett beslut utifrån den kunskap som fanns då. Då kan du känna mer trygghet. Det är viktigt att kunna fatta beslut för det vi också ser i våra studier är att den viktiga tilliten kan gå förlorad om man undviker att fatta beslut.

Var närvarande

Det som också behövs i krishantering är en stor dos medmänsklighet, menar Aida Alvinius.

– Ja, det är viktigt att vara närvarande. Om medarbetare känner sig sedda gör det en jättestor skillnad och det blir också lättare för dem att acceptera svåra och obekväma beslut som man tvingas ta.

Att fysisk distans är vanlig under en pandemi behöver exempelvis inte innebära att det också blir social distans.

– Det kan handla om små saker, som att uppmärksamma när folk fyller år, eller ta en 20-minutersfika och kolla hur läget är. Dåliga chefer som är alltför introverta riskerar att bli ännu sämre under en pandemi, säger hon.

Det finns också en del fällor på vägen i att leda i en lågintensiv kris.

En av dem är ”Jag delar inte din uppfattning-fällan”.

– Man kan inte förbjuda allt gnäll. En lärare kan ha en uppfattning vad som skett, rektor en annan och huvudmannen en tredje. Det gäller att acceptera att det är så, tala om att ”så här ser jag på saken” och sedan lyssna på de andra utan att bygga murar, säger hon.

En annan fälla är ”Jag klarar mig själv”.

– Vi vet att det inte är en ovanlig inställning bland skolledare. Men det ska man inte göra, konstaterar hon.

Det här med obekväma besked fick Aida Alvinius personlig erfarenhet av strax innan vår intervju.

– För en kvart sedan ringde skolan och berättade att det inte blir någon skola för mina barn idag på grund av för många sjuka eller karantänsatt personal. Det är inget bekvämt beslut att ta med så kort varsel, men det måste tas, säger hon.